Списание ГСМ на расходы для целей налогообложения

Транспортные средства, как известно, требуют постоянных "бензиновых вложений". Чтобы обосновать такие расходы, нужно правильно оформить документы. Одним из них является путевой лист.

Основные способы списания ГСМ

Согласно требованиям п.1 ст.252 гл.25 "налог на прибыль организаций" НК РФ в целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления налогоплательщиком деятельности, направленной для получения дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ в состав материальных расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

Как видно из формулировки пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ расходы на приобретение всех видов топлива относятся к материальным расходам организации, уменьшающим доходы текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме без каких-либо ограничений.

В связи с этим, в настоящее время списание ГСМ на производство осуществляется двумя способами:

1. Списание ГСМ в соответствии с установленными нормами расхода топлива
2. Списание ГСМ на основании данных о фактически выработанном топливе.

Поговорим о них более подробно. 

1. Списание ГСМ по норме расхода топлива

В настоящее время на бухгалтерские, ни налоговые документы не устанавливают предельные нормы расходов на ГСМ, которые можно списывать на расходы. Однако, для того, чтобы иметь возможность осуществлять контроль за расходом горюче-смазочных материалов и доказать экономическую обоснованность осуществленных расходов организация может разработать нормы расхода на ГСМ, которые утверждаются приказом руководителя.

В данном документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и порядок (методика) их применения, а также нормативы по расходу смазочных материалов. Кроме того, нормативные материалы предназначены для работников не только автотранспортных предприятий, но и других организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации, в целях организации планирования поставки, учета и контроля расхода топлива и масел.

Указанным документом установлены:
1) нормы расхода топлива для автомобилей общего назначения, к которым относятся:

• легковые автомобили,
• автобусы,
• бортовые грузовые автомобили,
• тягачи,
• самосвалы,
• фургоны;

2) нормы расхода топлива на легковые автомобили и микроавтобусы зарубежного производства;

3) нормы расхода топлива для специальных автомобилей;

4) нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобилей. При этом можно выделить их следующие виды:

• базовая норма на 100 км пробега автомобиля;
• норма на 100 т-км транспортной работы (учитывается дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом);
• норма на ездку с грузом (учитывается увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки).

Базовая норма расхода топлива в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации.

Норма на транспортную работу зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля.

Норма расхода топлива на ездку с грузом зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

• для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;
• для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа;
• для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических (куб. м);
• для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м, а рядом указана норма расхода дизельного топлива в литрах.

Размер указанных норм может меняться - увеличиваться или уменьшаться в зависимости от различных условий, например времени года, при работе в горных местностях, при работе с большой численностью населения и т.д. Для этого применяются специальные поправочные коэффициенты к нормам.

В том случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В соответствии с вышеуказанным документом, учитывая возможные изменения и многообразие условий эксплуатации автомобильной техники, изменения техногенного и природного характера, состояние дорог, особенности перевозок грузов и пассажиров и т.п., в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива по распоряжению руководителей местных администраций регионов страны, министерств и ведомств - при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (ФГУП НИИАТ).

Кроме того, для новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которые Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива (отсутствующие в Руководящем документе), руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие разрабатываемые ФГУП НИИАТ в установленном порядке временные нормы, действующие до их утверждения Минтрансом России при переутверждении или дополнении данного Руководящего документа.

Однако, по мнению специалистов, если организация приобретает новые модели и модификации автомобильного транспорта, на которые Департамент автомобильного транспорта не установил базовых норм расхода топлива. В этом случае руководитель предприятия вправе ввести в действие приказом по предприятию временную норму сроком до двух лет. Для этого предприятию следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом, примерная форма которого приведена ниже, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную норму. 

 

Утверждаю   Директор ________________________________                 (наименование организации) ________________________________________                (Ф.И.О. руководителя) ________________________________________                         (дата)       АКТ контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля ____________________                            (марка)    Комиссия в составе: инженера по транспорту ______________________, водителя ______________________                                                                              (Ф.И.О.)                                          (Ф.И.О.) и экономиста _______________________, составила настоящий акт в том, что был произведен                               (Ф.И.О.) контрольный замер расхода топлива на автомобиль _______________________________________________,                                                                                                                (марка) городской номер ____________________, пробегом на расстоянии 100 км. По маршруту: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________   Питание топлива производилось из мерного бачка № ____________. На начало контрольного замера в баке было __________________. На конец контрольного замера в баке осталось _______________. Показание счетчика спидометра в начале замера ______________. Показание счетчика спидометра в конце замера _______________. Расход топлива ____________________л. В результате контрольного замера выявилось: расход топлива на 100 км пробега составил ________________ л. Подписи членов комиссии:

 

Таким образом, если организация утвердила нормы расхода на ГСМ, утвердив их приказом руководителя, то в целях налогообложения организация сможет учесть расходы на ГСМ только в пределах норм. Для того, чтобы учесть в составе расходов для целей 25 главы расходы на ГСМ свыше установленных норм, необходимо документально обосновать перерасход с указанием причины произведенного перерасхода топлива.

Хотим обратить внимание, несмотря на то, что в главе 25 Налогового кодекса не предусмотрено признание расходов на топливо в пределах норм, однако Приказом Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153 (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.07.2003г.) утверждена инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте. В соответствии с данной отраслевой инструкцией организация должна указать в учетной политике следующий порядок учета расходов на топливо:

• в составе материальных расходов по обычным видам деятельности учитываются расходы на топливо для автотранспортных средств в пределах норм, утвержденных Минтрансом России (п.40 Приказа Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153);
• в составе внереализационных расходов учитываются сверхнормативные расходы топлива, превышающие рассчитанные в соответствии с нормами утвержденными Минтрансом п.97 Приказа Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153). 

2. Списание ГСМ на основании данных о фактически выработанном топливе

При исчислении налогооблагаемой прибыли расходы по ГСМ учитываются в суммах фактически произведенных, документально подтвержденных расходов, то есть на основании данных путевых листов. При этом организация должна соблюдать условие экономической обоснованности произведенных расходов, т.е. организация должна подтвердить, что ГСМ были израсходованы для поездок автомобилей для производственных целей (ст.252 гл.25 НК РФ).

Кроме того, по разъяснениям специалистов налоговых органов, затраты налогоплательщика на приобретение горюче-смазочных материалов для обеспечения работы автомобиля в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к материальным расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах фактически понесенных затрат, а также с учетом экономически обоснованности превышения Норм, утвержденных Минтрансом России (письмо УМНС РФ по г.Москве от 23.09.2002г. №26-12/44873).

 

Основные документы, подтверждающие транспортные расходы

В соответствии со ст.252 гл.25 НК РФ для того, чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо документально подтвердить их оправдательными документами. В данном случае это путевой лист. Формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Путевой лист выписывается только на один день (сутки) диспетчером или уполномоченным лицом. В исключительных случаях путевой лист выписывается на большой срок (когда работника отправляют в командировку или на спецзадание). В путевом листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобильного средства, его марку и количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж.

Пробег автомобиля является одним из основных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива. Пробег определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе. Поэтому материально ответственное лицо - диспетчер или механик КПП - должно ежедневно снимать показания спидометра при выезде автотранспорта из гаража и возвращении в гараж и заносить эти сведения в путевой лист. Кроме того, материально-ответственному лицу в целях учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний спидометра. В этом журнале на каждую конкретную автомашину открывается отдельный раздел журнала, то есть отводится несколько страниц, что позволяет заносить записи в журнал в течение всего года. В конце года журнал закрывается, а сведения о показаниях спидометра на 31 декабря переносятся в новый журнал.

Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

В настоящее время существуют следующие виды путевых листов, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте":