Путевые листы. Оформление и заполнение путевых листов.

Путевой лист - "самописный" или официальный?



Бытует распространённое мнение, что путевой лист не обязательно составлять по унифицированной форме, а в качестве периода использовать  сразу месяц. Данное мнение породил ряд писем Минфина России. Однако следует помнить, что самописный путевой лист создает ряд очевидных проблем.

Первые разъяснения о возможности неприменения унифицированной формы путевого листа содержит письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214. А затем эта позиция поддерживалась и развивалась в других письмах финансового ведомства - от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 и от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.


Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников затрагивают исключительно путевой лист легкового автомобиля. С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы. УФНС России по городу Москве в письмах от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253 и от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@ допускает путевой  лист самостоятельно разработанной формы уже для всех автомобилей. То есть трактует мнение Минфина более широко, выходя за рамки своих полномочий (письмо Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-02-07/1-116).

Суть рекомендаций официальных органов сводится к тому, что применять унифицированный путевой лист, утвержденный постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее - постановление № 78), в целях налогового учета необязательно. Бухгалтерии могут использовать путевой лист самостоятельно разработанной формы, утвердив путевой лист (его разработанную форму)  в учетной политике предприятия. 
 
«Самописный» путевой лист можно оформлять ежемесячно. Правда, такая «самодеятельность» разрешена только организациям, не являющимся автотранспортными.

Первая правоприменительная проблема «самописных» путевых листов заключается в том, что понятие автотранспортных организаций нормативно не определено. Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевой лист всех автотранспортных средств является типовой межотраслевой формой.

Вторая проблема в том, что путевой лист является документом, предусмотренный Правилами дорожного движения Российской Федерации. И вряд ли путевой лист, разработанный предприятием в произвольной сокращенной форме, устроит инспектора ГИБДД.
 
Согласно постановлению № 78, путевой лист должен выписываться уполномоченным лицом или диспетчером. Как показывает практика, в небольших организациях данную функцию выполняет бухгалтер. В связи с эти, данные полномочия бухгалтера должны быть утверждены распорядительным документом по организации.
 
Путевой лист в первую очередь применяют для учёта расхода горюче-смазочных материалов (так сказать это основная задача), но помимо налоговых инспекторов, путевыми листами интересуются инспекторы ГИБДД. Согласно пункту 2.1.1 ПДД, водитель обязан иметь при себе путевой лист и передавать его для проверки работникам милиции по их требованию.

Однако, согласно правилам дорожного движения путевой лист необходим "в установленных случаях".  Во-первых, путевой лист необходим, если у водителя нет доверенности на право управления транспортным средством. Значит, при эксплуатации легкового автомобиля по доверенности от организации без путевого листа в дороге и впрямь можно обойтись. Но самодельный "бухгалтерский" путевой лист доверенность не заменит. И тогда водителю грозит административный штраф по статье 12.3 КоАП РФ в размере 50 рублей.

Зато при грузоперевозках унифицированный путевой лист незаменим. В правилах дорожного движения прописано, что водитель в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, должен иметь путевой лист и передавать его для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Также путевой лист обязателен при перевозке грузов товарного характера установлена пунктами 47 и 50 Устава автомобильного транспорта РСФСР. При этом применяются единые формы путевых листов и действуют общие правила их заполнения, но никак не варианты, утвержденные руководителем фирмы.
 
Итак:
 
Минфин России однозначно ответил на вопрос о применении самописных месячных путевых листов в письме от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363. Самописный путевой лист допускается для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров. Более того, такой путевой лист предназначен для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли. И оснований для применения этих документов за пределами данной конкретной ситуации не имеется.

Обратите внимание, что постановление № 78 предписывает хранить путевой лист грузового автомобиля совместно с товарно-транспортными накладными для возможности их одновременной проверки. В путевой лист по форме № 4-п вписываются номера товарно-транспортных документов. Ещё одна немаловажная задача, которую помогает решить путевой лист, -  ведение учёта работы водителя. Из этого следует, что путевой лист может быть предметом проверки трудовой инспекции.

Согласно письму Минздрава России от 21 августа 2005 г. № 2510/9468-03-32, при прохождении медосмотра водители также предъявляют путевой лист перед каждой поездкой, то есть ежедневно.

В итоге мы видим, что самописный путевой лист не исчерпывает многообразия ситуаций, связанных с эксплуатацией автотранспорта. А бездумное стремление бухгалтера «упростить» унифицированные формы может не только обернуться бесполезной двойной работой, но и повлечь финансовые санкции. 


 
Теперь более детально рассмотрим оформление и заполнение различных унифицированных форм путевых листов

Дополнительно о путевых листах: