Классификация первичных документов
Сущность первичных документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские, комбинированные.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно–заборные карты .
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы.
По способу заполнения различают документы, заполняемые:
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские, комбинированные.
- Распорядительные документы - дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек , подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей .
- Оправдательные документы - подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.
- Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
- Комбинированные документы - сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
- Первичные документы - находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся "Инвентарная карточка учёта основных средств" (унифицированная форма № ОС-6) , "Акт о приёмке материалов" (типовая межотраслевая форма № М-7) и др.
- Сводные документы - составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.
- Разовые документы - фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера , требования-накладные, накладные на отпуск материалов на сторону и др.
- Накопительные документы - формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно–заборные карты .
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
- Внутренние документы - оформляются в организации и имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
- Внешние документы - составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
- Однопозиционные документы - носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
- Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
- Унифицированные документы - это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты , платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы.
- Прочие документы - это документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)
По способу заполнения различают документы, заполняемые:
- вручную - это документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
- на пишущей машинке;
- полностью составляемые автоматизированным путём.