Путевой лист легкового автомобиля

Правила оформления и заполнения путевого листа легкового автомобиля, типовая межотраслевая форма № 3


Путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Следующий путевой лист выдается с учетом сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы.
Вместе с тем, Минфин России в своих Письмах от 20.09.05 №03-03-04/1/214, от 20.02.06 №03-03-04/1/129, от 16.03.06 №03-03-04/2/77 и от 07.04.06 №03-03-04/1/327 разъяснил, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона №129-ФЗ.

Самостоятельно разработанную форму путевого листа, необходимо зафиксировать в учетной политике, в соответствии с требованиями п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», на это указывает и Письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 №20-12/100253.
В Письме Минфина РФ от 16.03.06 №03-03-04/2/77 было отмечено, что в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного водителем времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать вышеуказанные расходы налогоплательщика.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм при заполнении путевого листа обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Выдача водителю и сдача им обработанных путевых листов в бухгалтерию фиксируется в специальном журнале учета движения путевых листов (форма № 8) утвержденном Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78.

Диспетчер, либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает:
  • наименование, адрес и номер телефона организации;
  • марку и государственный номерной знак автомобиля;
  • Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.
При осуществлении организацией лицензируемых видов перевозок в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные. В случае отсутствия лицензируемых видов перевозок строка прочеркивается.

В разделе «Задание водителю» диспетчером указывается в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес места следования.

В графах «Время выезда из гаража» и «Время возвращения в гараж» указывается соответствующее время, причем эти данные заверяются подписью диспетчера.

В графах «Показания спидометра» и «Показание спидометра при возвращении в гараж» механиком организации указывается количество пройденных километров по данным спидометра, соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении автомобиля в гараж. Количество пройденных километров по показаниям спидометра при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий день (смену) работы автомобиля.

Механик организации при выезде автомобиля из гаража и его приемке при возвращении в гараж ставит в путевом листе свою подпись.
В случае отсутствия в штате организации механика, технический осмотр автомобиля при выезде и возвращении в гараж может осуществлять лицо, уполномоченное руководителем организации имеющее соответствующую квалификацию.

Водитель, в строке «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» должен заверить прием автомобиля своей подписью. Также водитель указывает в путевом листе в соответствующей строке отметки связанные с опозданием, временем ожидания, простоя в пути, заезда в гараж и прочие. При возвращении в гараж и сдаче автомобиля водитель также ставит свою подпись, заверяя данные, указанные в путевом листе.

В разделе «Движение горючего» необходимо указать:
  • остаток топлива при выезде и возвращении;
  • расход топлива по норме и фактически;
  • количество топлива выданного по заправочному листу.
Нормативный расход топлива определяется исходя из норм расхода топлива утвержденных приказом руководителя организации.
При расчете норм расхода топлива следует руководствоваться Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденным Минтрансом РФ 29.04.03 (далее Руководящий документ Минтранса РФ). В случае отсутствия определенной марки, модели в Руководящем документе Минтранса РФ, необходимо руководствоваться характеристиками расхода топлива автомобиля указанными производителем данной марки, модели.

Согласно Руководящему документу Минтранса РФ норма расхода топлива может повышаться или уменьшаться в зависимости от условий эксплуатации автомобиля (времени года, срока эксплуатации автомобиля, использования кондиционера, населенного пункта и прочего).
 
Расчет нормативного расхода топлива за день (смену)
Нормативный расход топлива, л
=
Пробег автомобиля за день (смену), км
Х
Норма расхода топлива на 100 км. пробега, литр.
:
100
Пример 1
Рассмотрим на примере автомобиля ВАЗ-21099 расчет нормативного расхода топлива за день (смену). День эксплуатации автомобиля возьмем за 15 января 2007 года. Пробег за рабочий день (смену) составил 150 км.
В соответствии с Руководящим документом Минтранса РФ базовый расход топлива для автомобиля ВАЗ-21099 составляет 7,7 л на 100 км пробега. С учетом эксплуатации автомобиля в зимний период, а также в городе Москве (численность более 3 млн человек) базовый расход топлива увеличивается соответственно на 10% и 25%.
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Отсюда:
  • Норма расхода топлива на 100 км пробега = 7,7 л + (7,7 л х (0,10 + 0,25) = 10,4 л
  • Нормативный расход топлива = 150 км х 10,4 л : 100 = 15,6 л
Расчет фактического расхода топлива за день (смену)
Фактический расход топлива, л
=
Остаток топлива при выезде, л
+
Количество топлива дополнительно заправленного, л
-
Остаток топлива при возвращении, л
Пример 2
Остаток топлива при выезде – 5 л.
Количество топлива дополнительно заправленного – 21 л.
Остаток топлива при возвращении – 11 л.
  • Фактический расход топлива = 5 л. + 21 л. – 11 л. = 15 л.
На оборотной стороне путевого листа в соответствующих графах заполняются:
  • место отправления и место назначения;
  • время выезда и время возвращения автомобиля;
  • количество пройденных километров по соответствующим маршрутам.
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ. Данная позиция изложена в Письме Минфина РФ от 20.02.06 №03-03-04/1/129, а также в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 №20-12/100253.
 
В разделе «Результат работы автомобиля за смену» в графе «всего в наряде» указывается количество часов работы автомобиля за день (смену), в графе «пройдено» - пробег автомобиля за разницей между показаниями спидометра при выезде из гаража и показаниями спидометра при возвращении в гараж за день (смену).
 
Раздел «Расчет заработной платы» заполняется бухгалтером организации в случае сдельной или повременной системы оплаты труда водителя.
Если водителю установлена сдельная система оплаты труда, то сумма начисленной заработной платы отражается в графе «за километраж».
Если водителю установлена повременная система оплаты труда, то сумма начисленной заработной платы отражается в графе «за часы».
В строке «Расчет произвел» бухгалтер указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку подписи.

Что дальше?
cifra1.PNG
ledi_4.PNG
cifra2.PNG
Documents.png
Пример оформления путевого листа легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3)
cifra3.PNG
Downloads.png Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3)

Дополнительно о путевых листах:  Путевые листы бланки: