Возмещение командировочных расходов

Как правильно возместить командировочные расходы работнику?

Напомним, что Трудовой кодекс РФ (а точнее статья 167) гарантирует командированному работнику сохранение рабочего места, социальных гарантий и всех норм трудового законодательства.

Также, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, которые тот понес в связи с командировкой. К таким возмещаемым командировочным расходам относят:

• расходы на проезд;
• расходы связанные с наймом жилого помещения;
• суточные расходы;
• иные расходы, которые совершил работник с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом.

К командировочным расходам для целей налогообложения прибыли относят (согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налоговорго кодекса РФ):

• расходы связанные с проездом работника к месту командировки и обратно;
• расходы связанные с наймом жилья;
• суточные расходы;
• расходы связанные с оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Основное условие для включения произведенных затрат в состав расходов (в том числе командировочных), учитываемых при налогообложении прибыли, это (согласно статье 252 Налогового кодекса РФ):

• экономическая обоснованность этих затрат;
• наличие подтверждающих расходы документов;
• произведенные расходы должны быть связаны с деятельностью, направленной на извлечение дохода организации.

Командировочные расходы признаются в налоговом учете в зависимости от применяемого организацией метода учета доходов и расходов:

1. согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ, в случае применения метода начисления, командировочные расходы признаются в том налоговом периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета ;
2. согласно пункту 3 статьи 273 НК РФ, в случае применения кассового метода, командировочные расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет , но только в части, не превышающей сумму выданного ранее аванса. Если по авансовому отчету получился перерасход, то эта часть командировочных расходов включается в расходы только после погашения задолженности организации перед работником.

Важный момент! Как мы говорили ранее, все дополнительные расходы командированного работника должны подтверждаться наличием подтверждающих документов. В случае отсутствия таковых организация имеет право возместить работнику расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете . Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется.