Правила оформления суточных в командировке

Суточные расходы - определение в нормативных документах

В Трудовом кодексе РФ понятие "суточные" как таковое не описано, но четко прописано, что работодатель обязан возместить сотруднику, направленному в служебную командировку, дополнительные расходы понесенные работником в связи с проживанием вне места постоянного жительства (или суточные). При этом порядок и нормы возмещения командировочных расходов должны определяться локальными нормативными актами организации или коллективными договорами.

Стоит отметить, что суточные, выданные в пределах норм, могут быть отнесены в состав прочих расходов. В случае выдачи суточных сверх нормы, сумма превышения не может быть отнесена к прочим расходам и, соответственно, не уменьшает и не включается в налогооблагаемую базу.

Суточные для однодневной командировки

Командировка работника на один день оформляется в обычном порядке. Исключением является только то, что командировочное удостоверение в этом случае можно не выписывать, а только сделать соответствующую отметку в журнале учета работников прибывающих/выбывающих в командировку .

В случае однодневной командировки организация оплачивает работнику расходы на проезд. Обычно суточные могут не выплачиваться командированному работнику, если он имеет возможность каждый день возвращаться к месту своего жительства (даже при однодневной командировке). Но если суточные все же были выданы сотруднику, то их сумма включается в доход работника и не уменьшает прибыль организации. При этом данная сумма не облагается единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование.

Если работник не может вернуться домой в конце рабочего дня, по решению руководителя ему оплачиваются суточные на общих правилах (обратите внимание, что в данном случае для работника необходимо оформить командировочное удостоверение). Если сумма выданных суточных не превышает норм, предусмотренных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93, тогда суточные не включается в доход работника и уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Иначе сумма, на которую были превышены нормы, не будет уменьшать налоговую базу. В любом случае суточные не облагаются единым социальным и подоходным налогами.

Если работнику были выдана сумма на дополнительные расходы, то после возвращения из командировки работник должен в течении трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими произведенные им расходы. В свою очередь бухгалтерия сможет учесть произведенные расходы только после утверждения авансового отчета руководителем организации.

Оплата суточных в непредвиденных обстоятельствах

Если работник в связи с форс-мажорными обстоятельствами (катаклизм, нелетная погода и так далее) не может вернуться в срок к месту жительства, организация обязана возместить ему суточные и расходы на найм жилья. При этом, понесенные расходы снизят налогооблагаемую прибыль организации.

Для того чтобы списать непредвиденные затраты как командировочные расходы, необходимо издать приказ о продлении командировки.

В свою очередь командированный работник должен обратиться в организацию, в которую он был командирован, и проставить в командировочном удостоверении дату реального отъезда.

Оплата суточных при болезне работника в командировке

Если случилась подобная ситуация, то после возвращения работника из командировки организация обязана возместить ему больничные (только в случае наличия и правильно оформленного больничного листа), расходы на жилье (если сотрудник не лечился в стационаре) и суточные за период болезни (но не более двух месяцев).

Если организация по просьбе сотрудника высылает его больничные во время командировки, то затраты на отправку больничных уменьшат налогооблагаемую прибыль.

Размер суточных расходов

Согласно закону от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса РФ и некоторые другие законодательные акты РФ» размер командировочных расходов (суточных) на всей территории РФ для организаций всех форм собственности устанавливается в размере 700 рублей.